Artikel Manajemen Proyek Sistem Informasi

Manajemen Proyek Sistem informasi
Abstraksi

Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi

Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan
dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang
baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang
diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen
puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari
manajemen puncak tersebut.

Teknologi
untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk
membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.


SIM

Kedudukan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam pelaksanaan P2KP menempati posisi yang signifikan dan strategis mengingat fungsi utamanya yang akan mengelola seluruh data/informasi perkembangan maupun hasil-hasil pelaksanaan kegiatan P2KP di lapangan. Melalui SIM P2KP diharapkan akan menjadi sarana yang efektif untuk memonitoring dan mengevaluasi pelaksanaan serta hasil kegiatan proyek P2KP secara keseluruhan. Pada akhirnya, akurasi data serta informasi yang dihasilkan dari SIM P2KP tersebut diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan bagi pengambilan kebijakan dan keputusan stakeholders P2KP dalam rangka perbaikan dan upaya penyempurnaan kinerja proyek P2KP. Tingkat validitas dan realibilitas SIM P2KP sangat bergantung kepada penerapan manajemen data di semua tingkatan pelaku, oleh karena itu untuk menjamin agar pengelolaan manajemen data di semua tingkatan termonitor dengan baik berikut disajikan hasil-hasil pengendalian manajemen data yang dilakukan oleh Tim SIM Pusinfo.

Greasoft Sebagai Perusahaan Pembangun Software Khusus Organisasi Nirlaba di Indonesia

Web ini banyak menyediakan fasilitas dan perangkat yang dibutuhkan untuk membuat laporan keuangan pada organisasi nirlaba sejenis yayasan ataupun LSM (NGO)di Indonesia secara cepat dan mudah.
Fasilitas download hanya diperuntukkan untuk member yang telah dikategorikan menurut kebutuhannya.

Untuk mendownload PLAKON (Software Akuntansi khusus organisasi nirlaba, LSM (NGO) di Indonesia) terbaru silakan isi nama member dengan nama lembaga masing-masing untuk mendapatkan nomor registrasi download.

Kemudian dapatkan Software Accounting for NGO(LSM) di Indonesia. Gratis..!

“Untuk klien yang memakai SANGO (Software Accounting for Non Goverment Organization) kini software tersebut sudah kami tambah featurenya untuk mengikis segala problem keuangan yang anda hadapi dewasa ini, silakan kontak kami untuk kami kirimkan update SANGO terbaru. Semua ini kami berikan cuma-cuma sebagai wujud cinta kami kepada klien yang telah bekerjasama dengan baik dengan kami. Karena kami sadar beban anda sudah sangat berat dalam melayani kemajuan masyarakat Indonesia, maka kami senantiasa untuk selalu berusaha mempermudah dan mengurangi beban pekerjaan anda. “

Software Accounting for Non Goverment Organization Version 2.0 (SANGO 2.0)

Adalah aplikasi akuntansi yang dikhususkan untuk organisasi nirlaba di Indonesia. SANGO terus berkembang hingga sekarang.

Selain kemudahan dalam penggunaan kelebihan software ini adalah jurnal yang double entry tapi berperilaku single entry dengan kolom yang tetap memakai debet dan kredit juga akun yang dapat di blok sesuai sumber dananya. Dalam laporan yang tergolong proyek (Status Anggaran dan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana) dapat kita tampilkan berdasarkan jangka waktu proyek tersebut.

Laporan yang dihasilkan SANGO :

- Buku Kas
- Buku Bank
- Buku Besar
- Sub Buku Besar
- Posisi Keuangan Lembaga
- Posisi Keuangan Perdonor
- Aktivitas Lembaga
- Aktivitas Perdonor
- Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana (per periode proyek)
- Status Anggaran
- Neraca Saldo
- Cash Flow (bulanan, tahunan, perdonor)
Semua laporan ini dapat dipreview atau diexport kedalam Microsoft(R) Excel

Feature pengembangan pada SANGO 2.0 :

- Database Modulasi
- Multi data
- Otomatic Chart of Account (Coa Otomatis)
- Multi Bahasa
- Export import data
- Multi Currency
- Kemudahan dan fasilitas lainnya.

Komponen Pendukung Aplikasi :
- Greasoft Database Engine
- Greasoft virus protector

Greasoft Database Engine adalah komponen buatan Greasoft yang berfungsi sebagai tambahan kecepatan pada engine database standar. Greasoft juga mengamankan databasenya terhadap virus-virus yang menyerang database dengan bantuan Greasoft virus protector. Seiring perkembangan virus yang kian hari kian beragam proteksi terhadap virus akan diupdate jika ditemukan virus yang menyerang database tersebut dan program tidak mengenalinya.

Kebijakan Sistem
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh
manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih
kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang
lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)
Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-
kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari :
perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang
(periode sampai 5 tahun).
Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem,
departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.
3.2.3. Proses Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses
utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu,
umur ekonomis, peraturan yang berlaku)
Menetukan prioritas proyek-proyek sistem
Membuat laporan perencanaan sistem
Meminta persetujuan manajemen
2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
Persiapan ini meliputi :
Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan
yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan)
Mengumumkan proyek pengembangan sistem
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling
layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :
Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem
Melakukan studi kelayakan
Menilai kelayakan proyek sistem
Membuat usulan proyek sistem
Meminta persetujuan manajemen
• Manajemen Proyek Sistem Informasi
3.3. Perkiraan Proyek Sistem Informasi
Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam
pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat
dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi
dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal,
lingkungan) yang mempengaruhinya.
Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan
pilihan sebagai berikut :
Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek
Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama
Menggunakan teknik dekomposis
Menggunakan satu atau lebih model empiris
Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian
yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang
diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :
1. Grafik Gantt
Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas
(kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif
tugas-tugas yang dikerjakan.
2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang
kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan
jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah
dijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :
- Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas
- Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis
- Mudah menentukan waktu kendur
3. Penjadwalan proyek berbasis komputer
menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan.
Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer
Associates’ CA-Super Project.

Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku
yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :
1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis
dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.
2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan
mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk
mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).
4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang
dikaitkan dengan penggunaan produk

Aspek Rekayasa Perangkat Lunak dalam Media Pembelajaran


Bukan sesuatu yang mustahil, kemungkinan besar terjadi juga di perangkat lunak media pembelajaran yang kita kembangkan. Jangan dilupakan bahwa media pembelajaran yang terdiri dari media presentasi pembelajaran (alat batu guru untuk mengajar) dan software pembelajaran mandiri (alat bantu siswa belajar mandiri) adalah juga suatu perangkat lunak. Baik tidaknya sebuah perangkat lunak, biasanya menunjukkan bagaimana kualitas perangkat lunak tersebut, hal ini sudah kita kupas tuntas di artikel tentang pengukuran perangkat lunak. Nah, media pembelajaran yang baik adalah yang memenuhi parameter-parameter berdasarkan disiplin ilmu rekayasa perangkat lunak, seperti pada contoh diatas (efisiensi, reliabilitas, usabilitas, dsb).

Bagaimanapun juga saya tetap bersandar ke standard pengukuran perangkat lunak (baik ISO standard maupun best practice) pada saat menyusun kriteria-kriteria penilaian..

2. Reliabilitas (Kehandalan)

Program dikatakan reliable atau handal bila program dapat berjalan dengan baik, tidak mudah hang, crash atau berhenti pada saat pengoperasian. Kehandalan program juga dinilai dari seberapa jauh dapat tetap berjalan meskipun terjadi kesalahan pada pengoperasian (error tolerance). Pengguna memerlukan feedback sesuai dengan kondisi system (termasuk berapa lama pengguna harus menunggu, dll).

3. Maintainabilitas (Dapat Dipelihara/Dikelola dengan Mudah)

“Good software is maintainable” (Reinhard Miller)
“It looks obvious until you try it” (IEEE Software)
“Programming is like poetry. It conveys a message, not only to the computer, but to those who modife and use your program” (Jonathan Bartlett)

Struktur program disusun dengan algoritma, alur penyajian, pengorganisasian, dan keterkaitan antar bagian sehingga mudah dalam modifikasi. Kode atau script tetap sederhana dan mudah dipahami meskipun menjalankan fungsi yang kompleks. Kode bersifat modular dengan dokumentasi pada tiap bagian yang memudahkan dalam modifikasi dan perubahan (maintenance). Sehingga siapa saja yang ingin merubah/memperbaiki/menambah fitur program dapat dengan mudah melakukannya. Selain penambahan fitur, hal yang sering dilakukan oleh programer adalah menemukan bug dalam programnya. Justru ada pernyataan bahwa membersihkan bug adalah 60% dari pekerjaan seorang programer.

4. Usabilitas (Mudah Digunakan dan Sederhana dalam Pengoperasiannya)

Konsistensi bentuk dan letak navigasi juga mempengaruhi kenyamanan pengguna ketika menghayati informasi yang tersirat dalam media pembelajaran. Dengan hanya melihat tampilan awal, pengguna dapat mengetahui kondisi program dan dapat menentukan aksi-aksi alternatif. Semua pilihan dan bahan tampak sehingga mudah dicari bilamana diperlukan tanpa mengganggu pengguna dengan informasi yang berlebihan. Pengguna juga dapat dengan sangat mudah menebak, memperkirakan bahkan menentukan relasi antara aksi dan hasil, antara kontrol-kontrol dan efek yang ditimbulkannya, antara status software dan apa yang tampak.

5. Ketepatan Pemilihan Jenis Aplikasi/Software/Tool untuk Pengembangan

Karya media pembelajaran dikembangkan dengan aplikasi dan perangkat yang tepat sesuai dengan kebutuhan pengembang. Contohnya adalah untuk membuat desain grafis, tentu harus menggunakan perangkat lunak pengolah grafis, dan bukan perangkat lunak (aplikasi) yang diciptakan untuk mengolah kata. Contoh lain, untuk membuat presentasi, akan lebih mudah dikembangkan dengan perangkat lunak untuk membuat presentasi. Demikian juga tentang pemanfaatan tool yang tepat dan lebih mudah dalam pembuatan animasi, simulasi, test, dan fitur-fitur yang lain.

6. Kompatibilitas (Media Pembelajaran Dapat Diinstalasi/Dijalankan di Berbagai Hardware dan Software yang Ada)

Perkembangan software dan hardware sudah cukup banyak bervariasi, semakin tinggi spesifikasinya, semakin tinggi kecepatan prosesnya. Bila dulu kecepatan akses RAM paling tinggi 8 MB, saat ini kecepatannya berkali lipat hingga 1 GB, CD ROM yang dulu kecepatan bacanya paling tinggi 4X saat ini CD ROM sudah umum dan memiliki banyak fungsi dengan kapasitas kecepatan yang tinggi, seperti CD-RW dengan speed hingga 52X bahkan ada yang mampu membaca DVD, demikian juga dengan Software Aplikasi, bila dulu aplikasinya sederhana dan cukup panjang proses menjalankan berbagai aplikasi didalamnya, saat ini aplikasi sudah sangat indah dengan tampilan grafis yang baik dan animatif, dengan navigasi yang mudah dan cepat dalam proses menjalankan aplikasinya.

Belajar akan lebih baik, jika setiap orang bisa bekerja dimanapun tanpa ada hambatan spesifikasi komputer dan software yang dipersyaratkan untuk menjalankannya, oleh karenanya hasil karya yang baik kendaknya dapat dijalankan diberbagai kondisi hardware dan sofware yang beragam, artinya bisa dijalankan didalam spesifikasi komputer yang paling rendah sekalipun, bisa dijalankan dengan Operating System dengan platform apapun dan versi manapun, mulai dari yang awal hingga yang terbaru, dan software yang tidak dibatasi oleh versi keluaran baik versi awal maupun versi yang terbaru.

7. Pemaketan Program Media Pembelajaran Terpadu dan Mudah dalam Eksekusi

Media pembelajaran terpaket dengan baik. Proses instalasi berjalan secara otomatis dengan menggunakan Autorun. Dengan sekali install, program langsung dapat digunakan tanpa perlu melakukan instalasi lain satu persatu (plugin, dsb) atau proses rebooting komputer. Shorcut/icon secara otomatis muncul setelah proses instalasi dengan nama yang mudah diidentifikasi. Fitur untuk uninstall program disediakan untuk membantu pengguna apabila sudah tidak memerlukan program tersebut. Program dapat juga dikembangkan tanpa proses instalasi, artinya dengan satu klik semua berjalan dengan sendiri. Hal ini semakin memudahkan pengguna terutama untuk siswa-siswa yang kurang dalam mengenal komputer.

8. Dokumentasi Program Media Pembelajaran yang Lengkap

“Gimana nih cara instalasinya? Kok nggak panduannya?”

Pertanyaan ini muncul ketika media pembelajaran yang telah kita buat ternyata tidak dilengkapi dengan dokumentasi tentang cara instalasi dan cara penggunaan. Definisi rekayasa perangkat lunak menurut Ian Sommerville adalah:

“Program komputer dan dokumentasi yang berhubungan”

Jadi tidak boleh dilupakan bahwa sebutan perangkat lunak itu tidak hanya untuk program komputer, tetapi juga termasuk dokumentasi dan konfigurasi data yang berhubungan yang diperlukan untuk membuat program beroperasi dengan benar. Dengan definisi ini otomatis keluaran (output) produksi perangkat lunak disamping program komputer juga dokumentasi lengkap berhubungan dengannya. Ini yang kadang kurang dipahami oleh pengembang, sehingga menganggap cukup memberikan program yang jalan (running program) ke pengguna.

Dokumentasi media pembelajaran yang dibuat harus meliputi: petunjuk instalasi (jelas, singkat, lengkap), trouble shooting (jelas, terstruktur, dan antisipatif), desain program (jelas, menggambarkan alur kerja program). Dokumentasi, selain berorientasi ke kemudahan pengguna dengan adanya help, readme, panduan penggunaan, dsb, juga berorientasi pada pengembang yang diimplikasikan pada lengkapnya dokumentasi dan penjelasan pada kode program sehingga memudahkan dalam modifikasi.

9. Reusabilitas (Sebagian atau Seluruh Program Media Pembelajaran dapat Dimanfaatkan Kembali untuk Mengembangkan Media Pembelajaran Lain)

Eric S. Raymond, seorang tokoh programmer opensource mengatakan “Good programmers know what to write. Great ones know what to rewrite and reuse”. Setelah level membuat terlewati, seorang pengembang harus meningkatkan kemampuan diri untuk tidak hanya berorientasi membuat, tapi juga berorientasi ke bagaimana fitur dan fungsi program kita supaya dapat digunakan lagi di program lain dengan mudah. Bagaimana kita mendesain sebuah source code (kode sumber), icon, logo, tombol dan sebagainya sehingga dengan mudah dapat digunakan kembali (reuse) pada program media pembelajaran lain, itulah arti dari reusabilitas.

Template menu, icon, logo, tombol, dsb yang telah dibuat dapat dengan mudah digunakan untuk program lain. Library (DLL, API, dsb) juga dikemas dengan baik sehingga dapat dimanfaatkan oleh program lain. Program tersusun secara modular, hal ini mempermudah penggunaan kembali (reusabilitas).

Konsep Manajemen Proyek

Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia,
masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan
penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan
dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (
a people management
capability maturity model
/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan
organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan
melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi,
pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.

Sumber :
- http://www.bumbleboy.co.cc/2010/01/artikel-manajemen-proyek-sistem_4631.html
- http://adingresik.blogspot.com/2007/12/manajemen-sistem-informasi-bagian-3.html
- http://bebas.vlsm.org/v06/Kuliah/Seminar-MIS/2006/145/145-03-tugas3.pdf